Einführung der verpflichtenden E-Rechnung: Was ändert sich ab 2025?
Ab dem 01. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für den B2B-Bereich verpflichtend – eine Entscheidung, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes verabschiedet wurde. Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen E-Rechnungen empfangen, und der Versand von Papierrechnungen wird schrittweise eingeschränkt. Dieser Wandel stellt eine bedeutende Veränderung für alle Unternehmen dar, die steuerbare und steuerpflichtige Rechnungen innerhalb Deutschlands versenden.
Ab 2025 dürfen Papierrechnungen nur noch mit Übergangsregelungen genutzt werden, und bis 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden. Das Ziel: eine effizientere, digitale Abwicklung von Rechnungen und ein Echtzeitdatenabgleich, der Steuerbetrug und Verzögerungen minimiert.

E-Rechnung vs. klassische Rechnungsformate: Der Unterschied
Eine E-Rechnung unterscheidet sich maßgeblich von herkömmlichen Rechnungsformaten wie PDF oder Papier. Sie wird in einem strukturierten, digitalen Format ausgestellt – entweder im XML-Format oder als ZUGFeRD, einem hybriden Format, das sowohl strukturierte Daten als auch visuelle Elemente enthält. Diese Formate ermöglichen eine vollautomatische Verarbeitung und Austausch von Rechnungen.
Papierrechnungen und andere digitale Formate wie PDF oder Excel gelten als „sonstige Rechnungen“ und dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden. Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand: automatische Verarbeitung, weniger Fehler, geringere Kosten und effizientere Abläufe.
Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick
- Kosteneinsparung: Keine Ausgaben für Papier und Porto.
- Platzersparnis: Digitale Archivierung spart physischen Platz und erleichtert die Suche.
- Zeitersparnis: Schnellere und einfachere Erstellung und Verarbeitung.
- Effiziente Zusammenarbeit: Durch die digitale Archivierung sind die Rechnungen jederzeit für Steuerberater und Finanzämter zugänglich.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und weniger manuelle Prozesse.
Wie sich Unternehmen und Kanzleien auf die Umstellung vorbereiten können
Für Unternehmen und Steuerkanzleien ist es wichtig, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um die Umstellung auf E-Rechnungen reibungslos zu gestalten. Dazu gehört die Anpassung der internen Prozesse, die Einführung geeigneter Softwarelösungen und die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie. Mandanten, die bislang noch auf veraltete Faktura-Systeme setzen, sollten in zukunftsfähige Lösungen investieren.

E-Rechnung und GoBD: Die rechtlichen Anforderungen
Die GoBD regeln den Umgang mit E-Rechnungen und stellen sicher, dass sie den Anforderungen an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit entsprechen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen unverändert, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar sind. Eine Verfahrensdokumentation ist unerlässlich, um die Prozesse der Rechnungsverwaltung zu dokumentieren und im Rahmen einer Betriebsprüfung vorzulegen.
DATEV unterstützt Unternehmen und Steuerkanzleien
Mit einem umfangreichen Angebot an gesetzeskonformen Softwarelösungen hilft DATEV seinen Mitgliedern, den Umstieg auf E-Rechnungen zu meistern. Lösungen wie DATEV Unternehmen online bieten die ideale Plattform für die digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandanten und sichern die Automatisierung der Buchführungsprozesse.

FAQ zur E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden.
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro gilt ab dem 1. Januar 2027, dass sie ebenfalls E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden müssen. Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr erzielt haben, dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin alternative Rechnungsformate wie Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.
Ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnungspflicht dann für alle Unternehmen im B2B-Bereich gelten. Wichtig zu beachten ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) auch nach 2028 weiterhin genutzt werden kann, sofern die EDI-Rechnung ab diesem Datum einen Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahieren kann.
Nein, eine PDF-Datei allein erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung, da sie nicht maschinenlesbar ist.
Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate sind XML-basiert und ermöglichen eine strukturierte Datenübermittlung.
Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das ausschließlich maschinell lesbar ist. Dieses Format eignet sich besonders gut für den öffentlichen Sektor und große Organisationen, die auf hohe Automatisierung und Standardisierung angewiesen sind.
Im Gegensatz dazu stellt die ZUGFeRD-Rechnung ein hybrides Format dar, das sowohl für die maschinelle Verarbeitung als auch für die visuelle Darstellung im PDF-Format lesbar ist. Dadurch ist es flexibel einsetzbar und eignet sich sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor.
Es stehen verschiedene Softwarelösungen zur Verfügung, wie beispielsweise DATEV Auftragswesen next in Kombination mit DATEV Unternehmen online, die die Erstellung von E-Rechnungen erleichtern. Die Auswahl der geeigneten Software hängt von den individuellen Anforderungen und dem Rechnungsvolumen des Unternehmens ab.
Um die Erstellung, den Versand und den Empfang von E-Rechnungen effizient zu gestalten, ist es wichtig, eine geeignete Software zu wählen. Zu den empfohlenen Lösungen gehören DATEV Unternehmen online, Lexware und andere ERP-Systeme. Diese Software sollte die gängigen E-Rechnungsformate, wie XRechnung und ZUGFeRD, unterstützen.
Zusätzlich ist es ratsam, eine zentrale E-Mail-Adresse einzurichten, über die E-Rechnungen empfangen werden. Diese Adresse sollte allen Geschäftspartnern bekannt gegeben werden, um einen reibungslosen Empfang der Rechnungen zu gewährleisten.